Ratkaiseva työkalu organisaation osallistavan ja systemaattisen tulevaisuustyön organisointiin
Hyöty
Työkalu auttaa muotoilemaan organisaation systemaattista ja osallistavaa tulevaisuustyötä. Tämä lisää organisaation ja yksilöiden innovaatiokyvykkyyttä ja kykyä toimia muuttuvassa toimintaympäristössä.
Kohderyhmä
Organisaation tulevaisuustyön kehittämisestä vastaavat henkilöt: esim. johto, ennakoinnin, innovaatiotyön ja muotoilun kehittäjät.
Osallistujamäärä ja aika
Maksimissaan 8 henkilöä. Itsenäistä työskentelyä on hyvä aikatauluttaa n. 1-2 tuntia ja yhteistyöskentelyä n. 2-4 tuntia. Tämä työkalu on sivuston työkaluista vaativin käyttää, sillä sen avulla jäsennetään koko organisaation tulevaisuustyötä. Työskentelyä helpottaa, jos yksi osallistujista ottaa itselleen yhteiskehittämistä ohjaavan roolin.
Lisätietoa työkalusta
Työkalun on kehittänyt tulevaisuusmuotoilija Aino Piispanen YAMK-opinnäytetyön tutkimus- ja kehitystyössä 2024. Työkalussa on hyödynnetty ennakoinnin, muotoilun ja osallisuuden tutkimustietoa sekä edelläkävijäorganisaatioiden näkemyksiä.
Lue lisää: https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024061122850
Työtavan valinta
Päättäkää yhdessä työskentelytapa: digitaalinen alusta vai paperinen versio?
Co-sight työkalun voi ladata oman organisaation käyttöön muokattavaksi Canva-verkkotyökalussa, tai sen voi ladata yhteiskehittämisaluistoille, esim. Mural ja Miro. Sen voi myös tulostaa paperisena, kokosuosituksena A3. Työkalu löytyy tästä: CO-SIGHT – Henkilöstölähtöisen tulevaisuustyön mallipohja (canva.com).
Itsenäinen esityöskentely
Tarkastelkaa itsenäisesti Co-sight mallipohjaa ja mallipohjan tukena olevia apukysymyksiä- ja esimerkkejä. Täyttäkää sitten itsenäisesti mallipohjassa oleviin organisaation tulevaisuustyön organisoinnin osa-alueisiin (alueet 1-12) omat näkemyksenne siitä, miten tulevaisuustyötä tulisi kullakin alueella kehittää. Tähän on hyvä varata 1-2 tuntia.
Yhteistyöskentely
- Päättäkää yhdessä kuka toimii kirjurina.
- Käykää yhdessä läpi aiemmin täyttämänne näkemykset tulevaisuustyön organisoinnin osa-alueilla(1-12). Pyrkikää luomaan yhteisymmärrys asioiden edistämiseksi tarvittavista toimenpiteistä.
- Täyttäkää mallipohjassa oleviin organisaation tulevaisuustyön organisoinnin osa-alueisiin (alueet 1-12) yhdessä sovitut toimenpiteet ja sovituista toimenpiteistä vastuussa olevat henkilöt.
Lopputuloksen tarkastelu
Täytettyänne osa-alueet, tarkastelkaa yhdessä kokonaisuutta. Varmistakaa, että kaikille on selvää miten päätettyjä asioita viedään organisaatiossa eteenpäin. Tätä voi tukea esimerkiksi työn jatkaminen tiekarttatyöskentelyllä, jossa aikataulutatte sovitut toimenpiteet.
Kysymykset ja parhaat käytänteet
1. Tulevaisuustyön tavoitteet
Kysymyksiä suunnittelun tueksi
- Mitkä ovat tulevaisuustyön tavoitteet?
- Miten organisaation strategiassa huomioidaan tulevaisuustyö ja siihen tarvittava osaaminen? Miten ylin johto tukee tulevaisuustyön tavoitteisiin pääsyä?
Esimerkkejä edelläkävijäorganisaatioiden toimintatavoista
Hallituksen edustaja henkilöstön tulevaisuustyön työpajojen alustajana.
Organisaation ennakointikyvykkyyden kehittämisen ja tulevaisuustiedon hyödyntämisen määritteleminen ja kirjaaminen osaksi organisaation strategiaa.
Organisaatiolle merkityksellisten ennakoitavien alueiden määritteleminen, kuten teknologia, työelämä, yhdenvertaisuus ja talous.
Johtoryhmän edustajan osallisuus henkilöstölähtöisen tulevaisuustyön dialogisissa työpajoissa osoittaa mm. sitoutumista.
2. Kulttuuri ja lähestymistapa
Kysymyksiä suunnittelun tueksi
- Miten organisaation kulttuuri tukee tulevaisuustyön toteuttamista menestyksekkäästi?
- Minkälainen lähestymistapa organisaatiolla on tulevaisuustyöhön?
Esimerkkejä edelläkävijäorganisaatioiden toimintatavoista
Lähestymistapana tulevaisuuden muotoileminen. Tulevaisuusmuotoilun avulla vaikutetaan ja edistetään organisaation omaa visiota.
Avoin, positiivinen, kokeileva, innostunut ja leikkisä tapa suhtautua tulevaisuuteen.
Tulevaisuuskeskusteluun ja tulevaisuusajatteluun kannustava ilmapiiri. Luova, oppiva ja iteratiivinen toimintamalli.
3. Henkilöstön osallisuus
Kysymyksiä suunnittelun tueksi
- Miten laajan ja monimuotoisen henkilöstön näkemystä hyödynnetään ja kyvykkyyttä kehitetään? Minkälaiset työskentelymuodot tukevat tätä?
- Miten yksilölle kertynyttä osaamista siirretään eteenpäin?
Esimerkkejä edelläkävijäorganisaatioiden toimintatavoista
Muutosagenttien tai trainer-trainer mallin avulla henkilöstön jäsen valmennetaan tulevaisuustyöskentelyyn, jonka jälkeen koulutettu henkilö jatkaa osaamisen siirtämistä eteenpäin organisaatiossa sovitulla tavalla.
Signaalien keruu, ryhmittely ja jatkotyöstäminen digitaalisten joukkoistamisen työkalujen avulla, kuten: MS Teams, Futures Platform, 4Strat, Viima, Howspace.
Henkilöstön kokoontumisissa käsitellään organisaation tulevaisuustyössä tai organisaation ulkopuolella tuotettua tietoa ja esitellään toimintaympäristön muutossuuntia organisaatiolle merkityksellisillä aihe-alueilla. Esimerkkeinä Tulevaisuuspäivän, Sitran satelliittiheräämöjen tai Ennakointikahvien järjestäminen.
4. Sidosryhmien osallisuus
Kysymyksiä suunnittelun tueksi
- Miten sidosryhmien, kuten asiakkaiden ja kumppanien näkemyksiä hyödynnetään tulevaisuustyössä?
- Miten asiakkaiden tulevaisuustietoisuutta kehitetään?
Esimerkkejä edelläkävijäorganisaatioiden toimintatavoista
Tapahtumia, koulutuksia ja työkaluja tarjoamalla, mm. tulevaisuuskortit tai tulevaisuuden työelämän työkalupakki.
Tulevaisuustyön kumppanuksien ja verkostojen kehittäminen ja yhdessä ennakoiminen.
Delfoi-menetelmän hyödyntäminen sidosryhmien tulevaisuusnäkemysten selvittämisessä.
Muutosvoimia kuvaavan keskustelukarttapohjan käyttäminen kumppani- ja asiakastapaamissa. Näin avataan tulevaisuuskeskusteluja ja kerätään signaaleja.
5. Systemaattinen jaetun ymmärryksen ja tiedon tuottamisen prosessi
Kysymyksiä suunnittelun tueksi
- Miten organisaation tulevaisuustyön prosessista saadaan systemaattinen ja ketterä?
- Miten toiminta resursoidaan? Kuka toimintaa organisoi ja ketkä siihen osallistuvat?
- Millaiseen muotoon prosessissa tuotettu tieto saatetaan ja miten tietoa hyödynnetään?
Esimerkkejä edelläkävijäorganisaatioiden toimintatavoista
Malli 1: Joukkoistamisen johtaminen ja ketterä strategiatyö
Tulevaisuustyö on osa normaalia johtamista ja tuottaa joukkoistettuna jatkuvaa syötettä dynaamiseen strategiaan. Tulevaisuustietoa kerätään eri toimintojen Teams-kanaviin. Jokainen johtaja vastaa siitä, että omista prosesseista nousee talotasolle oleellinen tulevaisuustieto.
Johtoryhmä käsittelee nousseita signaaleja esim. 2 viikon välein. Myös eri tiimit käsittelevät kokoontumisissaan signaaleja esim. kahden viikon välein. Johtoryhmässä tulevaisuustiedon käsittely voi laukaista dynaamisen strategian päivityksen tai panostuksen tiettyyn kehitystoimintaan.
Malli 2: Resurssien panostaminen merkityksellistämiseen ja toimenpiteiden arvioimiseen
Ennakointiprosessin alkuvaiheet tehdään yhdessä kumppanien kanssa. Vaihtoehtoisesti tulevaisuustyön vastuuhenkilöt koostavat valmiiksi ensimmäisiä vaiheita hyödyntämällä joukkoistamistyökalujen tietoa ja muut henkilöstöresurssit panostetaan prosessin loppupäähän.
Tuotetun tiedon pohjalta organisaation henkilöstö merkityksellistää tulevaisuustiedon organisaatiolle ja jäsentää vaadittavia toimenpiteitä. Vaikutuksia ja toimenpide-ehdotuksia hyödynnetään palvelu- ja liiketoimintamuotoilussa ja päätöksenteossa.
Malli 3: Dialoginen jaetun ymmärryksen ja tiedon tuottamisen malli
Tulevaisuustyön prosessi on määritelty ja siitä on tehty visuaalinen kuvaus koko organisaation henkilöstölle nähtäväksi. Tulevaisuustyön prosessi kiinnitetään organisaation eri toimijoiden vuosikelloon.
Dialogisen tulevaisuustyön jatkuvan prosessin askeleet:
- Tunnistetaan organisaatiolle merkityksellisimmät ennakoinnin alueet (esim. teknologia, käyttäjäkokemus, työelämä)
- Luodaan alueiden pohjalta ennakoivat tiimit, joihin rekrytoidaan osallistujat eri organisaatioyksiköistä.
- Valitaan tiiminvetäjät ohjaamaan työskentelyä ja huolehtimaan tiimien yhteistyöstä. Tiiminvetäjät ovat tulevaisuustyön toimintaa organisoivan koordinaattorin ohjauksessa.
- Tiimit tekevät sovelletusti geneerisen ennakointiprosessin (esim. 3P, Rohrbeck ja Kum 2018) mukaista ennakointia, aikajänteinä esim. 2, 5 ja 10 vuotta. Toiminta on aikataulutettu organisaation vuosikelloihin.
Dialogisen prosessin tuotokset:
Prosessissa tuotetaan ilmiökortteja päätöksenteon tueksi 2-4 kertaa vuodessa. Korteissa kuvaillaan ilmiöitä ja niiden vaikutuksia organisaation toimintaan, sekä annetaan toimintasuosituksia.
Vaikutukset ja suositukset on jaoteltu kolmeen aikajänteeseen niiden todennäköisen toteutumisajan perusteella. 5 vuotta, 5–10, yli 10 vuotta. Ilmiökortit asettuvat myös organisaatiotason ilmiökartalle, joissa on värikoodattu toiminnan kiireellisyyden mukaan.
Ilmiökortit ja niiden muodostama ilmiökartta ovat näkyvillä koko henkilöstölle mm.Teams-kanavalla ja Intranetissä. Ne esitellään johdolle 2 kertaa vuodessa, jolloin muodostetaan tilannekuvaa dialogissa ja päivitetään strategiaa tiedon avulla. Prosessia ja sen tuotoksia esitellään myös erilaisissa henkilöstötilaisuuksissa. Prosessin osallistujat pyrkivät innostamaan muuta henkilöstöä toimimalla tulevaisuustyön lähettiläinä.
6. Tiedonlähteet
Kysymyksiä suunnittelun tueksi
- Mistä ulkoisista lähteistä organisaatio kerää tietoa koskien mahdollisia tulevaisuuksia?
- Toimiiko organisaation tulevaisuustyön koordinoija tiedon välittäjänä ja kirkastajana?
- Onko keinoja hyödyntää Big dataa?
Esimerkkejä edelläkävijäorganisaatioiden toimintatavoista
Ulkoista tulevaisuustietoa koostetaan ja ja tarkastellaan digitaalisten järjestelmien avulla, esim. Google Scholar-artikkelisyöte, signaalien tunnistaja Retriever, ennakointialusta Futures Platform.
Tulevaisuustyön organisaattori kerää olemassa olevaa tulevaisuustietoa, esimerkiksi muiden toimijoiden tekemiä ennakointikatsauksia. Hän selkiyttää tietoa ja esittelee sitä henkilöstölle eri viestintäkanavilla ja tilaisuuksissa.
7. Osallistava fasilitointi
Kysymyksiä suunnittelun tueksi
- Mitkä menetelmät tukevat tulevaisuustyön osallistavaa fasilitointia?
Esimerkkejä edelläkävijäorganisaatioiden toimintatavoista
Turvallisen tilan, saavutettavuuden sekä erilaisten motivaatio-, kiinnostus- ja osaamistasojen huomioiminen. Strukturointi, innostavuus ja puheajan antaminen kaikille. Muotoilumenetelmien käyttö tukee tulevaisuustiedon saavutettavaa muotoilua. Yhteiskehittämisen alustat, esim. Mural ja Miro tukevat työskentelyä.
Osallisuus tulevaisuustyössä on mahdollisimman laajaa, mutta laajuutta säädetään prosessin eri vaiheissa. Esim. alkuvaiheessa digitaaliseen tiedonkeruuseen osallistutaan laajasti, analysointi- ja muotoiluvaiheessa suppeammin.
Työskentelyryhmän koko max. 8hlö, suuremmissa ryhmissä pienryhmiin jako. Useampi kuin yksi fasilitaattori tukee prosessin onnistumista.
Hyödynnetään työpajatyöskentelymalleja: Tulevaisuustaajuus (Sitra), Tulevaisuusverstas (Junngk ja Müllert), Tulevaisuusklinikka (STTK), Tulevaisuustalkoot (Viherä), Futures Literacy Lab (Unesco) j Imagining Feminist Futures After COVID-19 ( IWDA).
8. Tulevaisuuslähtöinen muotoilu ja innovaatiotoiminta
Kysymyksiä suunnittelun tueksi
- Miten ennakointi yhdistetään muotoiluun ja innovaatiotyöhön organisaatiossa?
Esimerkkejä edelläkävijäorganisaatioiden toimintatavoista
- Luodaan systemaattinen malli siihen, miten tulevaisuustieto tuodaan organisaation muotoilu- ja innovaatiotoimintaan. Kun tulevaisuustyön tuloksena tunnistetaan tietyt muotoilukohteet, tunnistetaan kenen vastuulla ovat asiaa koskevat päätökset, aikataulutukset ja toimenpiteet ovat. Kuvataan toimintamalli ja tuodaan se koko henkilöstön tietoon.
- Yhdistetään ennakointi ja muotoilu prosessien liitoskohdista ja käytetään menetelmiä luovasti. Hyödynnetään yhdistämisessä malleina esim. palveluinnovaatiprosessia (Ojasalo, Koskelo & Nousiainen 2015), geneeristä ennakointiprosessia kuten 3P-mallia (Rohrbeck ja Kum 2018) ja palvemuotoiluprosessia kuten tuplatimanttia (UK Design Council 2004) . Toimitaan ketterästi, iteratiivisesti, leikkisästi ja kyseenalaistavasti.
- Pidennetään innovaatiotyön aikajännettä. Tehdään se esimerkiksi säilömällä pitkän aikavälin tulevaisuuslähtöiset ideat innovaatiosuunnitteluseinälle, kunnes niihin ollaan valmiita tarttumaan.
9. Tulevaisuuslähtöinen päätöksenteko
Kysymyksiä suunnittelun tueksi
- Miten osallistavan tulevaisuustyön tulokset yhdistetään organisaation päätöksentekoprosessiin?
Esimerkkejä edelläkävijäorganisaatioiden toimintatavoista
Strategiapäivityksen lisäksi tulevaisuustiedon tuoma ymmärrys muunnetaan toimenpiteiksi organisaatioiden tiekarttoihin. Toimenpiteet aikataulutetaan ja niille nimetään vastuuhenkilöt.
Tulevaisuustyön tuotosten tarkastelu on aikataulutettu johdon vuosikelloon ja se tehdään toistuvasti sovittuina aikoina (esim. 2 viikon-6 kuukauden välein).
Dynaaminen strategia mahdollistaa toiminnan päivittämisen ketterästi heti tulevaisuustiedon tuoman tuoreimman ymmärryksen mukaan.
10. Tulevaisuuslähtöinen kehittäminen ja johtaminen
Kysymyksiä suunnittelun tueksi
- Miten henkilöstön tulevaisuustietoisuutta kehitetään ja johdetaan arjessa?
- Miten henkilöstö muotoilee tulevaisuutta arjessa?
Esimerkkejä edelläkävijäorganisaatioiden toimintatavoista
Seuraamalla itsenäisesti toimintaympäristön ilmiöitä ja keräämällä sidosryhmäyhteistyössä ja kehityshankkeissa tietoa mahdollisista kehityssuunnista. Ylläpitämällä tiimeissä ja verkostoissa tulevaisuuskeskusteluja.
Tulevaisuustyö on aiheena tiimipalavereissa kvartaaleittain.
Työntekijän ajatukset tulevaisuudesta ja oma rooli tulevaisuustyössä on aiheena vuosittain kehityskeskusteluissa.
Esihenkilöiden tulevaisuuskoulutus ja toimiminen tulevaisuusorientoituneen toiminnan johtajina tiimeissä
Tulevaisuusajattelun ja strategian toteuttamisen istuttaminen tiimien raportointilomakkeisiin ja oppimissykliin. Tiimit pohtivat raportoinnin yhteydessä mm. miten toimintaympäristön muutokset vaikuttavat tiimin työskentelyyn ja kuinka he osallistuvat strategian toteuttamiseen.
11. Viestintä ja vaikuttaminen
Kysymyksiä suunnittelun tueksi
- Miten tulevaisuustyöstä ja sen tuloksista viestitään organisaation sisällä ja ulkopuolella?
- Mitä vaikutusta viestinnällä tavoitellaan?
Esimerkkejä edelläkävijäorganisaatioiden toimintatavoista
Tulevaisuustiedon jakaminen sille suunnatulla ja henkilöstölle markkinoidulla avoimella Teams-kanavalla.
Tulevaisuustyön esittely ja sen merkityksen kuvaaminen organisaation koko henkilöstön tilaisuudessa ja viestintäkanavilla. Viestiminen organisaation
tulevaisuustyöstä sidosryhmille verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa, uutiskirjeessä ja tapahtumissa.
Johdon video henkilöstölle viestimään tulevaisuustyön merkityksestä organisaatiolle.
Tulevaisuustyön merkityksen korostaminen antamalla pääuutispaikka sille sisäisessä viestinnässä.
12. Tulevaisuustyön arviointi ja kehittäminen
Kysymyksiä suunnittelun tueksi
- Miten tulevaisuustyön saavutuksia seurataan ja arvioidaan?
- Miten kyvykkyyksien kehittymistä ja kehittämistarpeita mitataan?
Esimerkkejä edelläkävijäorganisaatioiden toimintatavoista
Tulevaisuustyöhön intohimoisesti suhtautuva, toimivaltaa omaava vastuuhenkilö edistää tulevaisuustyön kehittymistä.
Tulevaisuustietoisuus-mittari (Ahvenharju 2022). Saadaan tietoa organisaation ja sen jäsenten ennakointikyvykkyydestä ja sen kehitystarpeista.
Organisaation maturiteettitason mittaus (Rohrbeck 2010, Rohrbeck & Kum 2018). Saadaan tietoa organisaation strategisen ennakoinnin kypsyystasosta suhteessa sen oman toimintaympäristön tuomiin tarpeisiin.
OKR-tavoitejohtamisen mallin hyödyntäminen tulevaisuustyön sisältämien projektien tavoitteisiin pääsyn seuraamisessa.